Personeelsdossier aanleggen

Je hebt alle stappen doorlopen die horen bij het aannemen van personeel, van het doen van een aanbod tot het tekenen van het contract. Hier komt altijd behoorlijk wat papierwerk bij kijken. Zo moet je ook een personeelsdossier aanleggen. Het is belangrijk dat je het personeelsdossier aan het begin van de arbeidsrelatie aanlegt en goed bijhoudt. 

Een personeelsdossier hou je ten eerste bij omdat je sommige gegevens over je werknemers moet bewaren van de wetgever. Denk hierbij aan de loonadministratie. Doe je dit niet? Dan kun je problemen krijgen met de Belastingdienst.

De voordelen van het digitaliseren

✓ Het scheelt bergen papierwerk, scannen, printen etc. 
✓ Door digitalisering worden de documenten overzichtelijk opgeslagen.
✓ Gebruik de zoekfunctie om snel en eenvoudig je document te vinden.
✓ Naast het opzoeken, kunnen nieuwe documenten ook sneller worden gewijzigd en toegevoegd.
✓ Door het opslaan in de Cloud zijn je documenten altijd en overal bereikbaar.
✓ Een papieren dossier is fijn om achter de hand te hebben en bewaar dit op een plek waar alleen jij bij kunt.
✓ Het is overzichtelijk en scheelt je veel zoekwerk.

Wat moet er in het dossier zitten:

✓ De documenten die je ontvangt voorafgaand aan het dienstverband, zoals de basis persoonsgegevens over je werknemer.
✓ De specifieke afspraken die jullie hebben gemaakt tijdens de onderhandelingen over de arbeidsvoorwaarden.

Persoonlijke gegevens:

✓ Naw gegevens
✓ Kopie van een geldig identiteitsbewijs
✓ Burgerservicenummer (BSN)
✓ Sollicitatiebrief en het CV
✓ Opgaaf gegevens voor de loonheffing
✓ Kopieën van diploma’s
✓ Getuigschriften
✓ VOG-verklaring van goed gedrag (indien van toepassing)
✓ Eventueel werkvergunning en/of verblijfsvergunning

Contracten en arbeidsvoorwaarden:

✓ Arbeidsovereenkomst
✓ Getekend voor personeelshandboek
✓ Eventuele wijzigingen arbeidsovereenkomst
✓ Documentatie over pensioenregeling (indien van toepassing)
✓ Onkostenvergoedingen (indien van toepassing)
✓ Overzicht verlof
✓ Bonus- en of targetregelingen (indien van toepassing)
✓ Documentatie over verstrekte eigendommen bedrijf en een getekende gebruikersovereenkomst

Functioneren en ontwikkelen:

✓ Functieprofiel
✓ Verslagen van beoordelings- en/of functioneringsgesprekken
✓ Afspraken over loopbaan: actieplan, persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) en targets
✓ Gevolgde cursussen en opleidingen
✓ Overzicht van loopbaan: toegekende promoties, bewust belonen ect.

Ziekteverzuim:

✓ Verzuimfrequentie

Diversen documenten:

✓ Aantekeningen van leidinggevende
✓ Correspondentie met de medewerker/over de medewerker

 

×

Hello!

Click one of our contacts below to chat on WhatsApp

×