Administratie digitaliseren

Digitaliseren biedt belangrijke voordelen, zoals efficiënter werken, met meer plezier en vanaf elke locatie. De informatie is altijd en overal toegankelijk. Bedrijfsprocessen richt je slimmer in en het aantal papieren processen minimaliseert. 

Wat is digitaliseren?

Digitaliseren is zowel het digitaal maken van fysieke documenten en papieren processen als het digitaal verwerken van informatie. Bij digitaliseren gaat het erom dat je processen anders inricht dan je voorheen deed. Slimmer, met minder handmatige handelingen en minder papier. Digitalisering biedt dan ook tal van kansen om het aantal (onnodige) stappen in een proces te minimaliseren.

Waarom digitaliseren?

Door te digitaliseren bespaar je tijd, kosten en krijg je meer inzicht in en grip op processen. Je maakt samenwerken op afstand mogelijk. Belangrijke documenten zoals personeels- en klantdossiers, contracten en overeenkomsten staan niet meer in een fysiek archief, maar zijn altijd en overal in te zien, te bewerken en te verwerken. Het verwerken van documenten is korter, omdat dit automatisch verloopt.

Hoe werkt het?

Digitaliseren vraagt onder andere om een juiste combinatie tussen software en hardware. Voor het digitaliseren van een papieren archief is een scanner en software nodig. Denk bijvoorbeeld aan software voor digitale factuurverwerking of digitale personeelsdossiers. 

Documenten digitaliseren, opslaan en verwerken

Een documentmanagementsysteem maakt digitalisering mogelijk. Dit is een oplossing voor informatie, waarmee je grip krijgt op data, documenten en alle stappen binnen een proces. Je beheert hiermee alle informatie vanuit één centraal systeem, bijvoorbeeld in iCloud, Dropbox of OneDrive. Op deze manier is het mogelijk om een papieren document te scannen en daarna direct op de juiste plaats op te slaan.

De belangrijkste voordelen op een rij:

✓ Informatie is altijd en overal toegankelijk.
✓ Gelijktijdig samenwerken in documenten.
✓ Makkelijk informatie delen en analyseren.
✓ Snellere doorlooptijden van processen.
✓ Minder papier en handmatige handelingen.
✓ Automatische verwerking van documenten.
✓ Digitale informatie is snel en eenvoudig terug te vinden.
✓ Minder zoektijd = minder fouten.
✓ Meer grip op en inzicht in (document) processen.
✓ Duurzame oplossing.

Starten met digitaliseren!

Stap 1

Ik neem samen met jou de bedrijfsprocessen in jouw bedrijf onder de loep. Welke processen zijn tijdrovend en omslachtig? Waar vinden veel handelingen plaats, die je wellicht ook kunt verwijderen door te digitaliseren.

Stap 2

De volgende stap is het in kaart brengen welke documenten er in je bedrijf in omloop zijn. Denk hierbij aan:

✓ In- en uitgaande post en e-mails (met bijlagen).
✓ Fysieke en digitale bestanden, zoals HR-dossiers, digitale facturen, klantinformatie ect.
✓ Alle gegevens die via systemen binnenkomen, zoals klantgegevens, facturen, verzekeringspolissen ect.

Stap 3

Ik breng het proces van de informatie in kaart en ga kijken hoe komt deze informatie binnenkomt. In welke vorm (digitaal/fysiek), hoe vaak en welke route legt het document af. 

 

×

Hello!

Click one of our contacts below to chat on WhatsApp

×